Como organizar a rotina de home office

A recomendação para evitar aglomerações e diminuir as chances de contágio pelo Coronavírus – Covid 19 mudou drasticamente as relações de trabalho nos últimos dias. A necessidade de isolamento social levou muitas empresas a aderirem ao sistema de home office e estabelecer que a equipe trabalhe em casa pelo menos pelos próximos dias. “Fomos pegos de surpresa, muitas empresas ainda sem essa cultura estão sendo obrigadas a trabalhar neste modelo”, observa a diretora de Comunicação e Relacionamento com Associado da Acib (Associação Empresarial de Blumenau), Flávia Kurth, que também é sócia da Véli RH.

Segundo a especialista, o primeiro ponto a ser observado neste caso é a infraestrutura da empresa. “É responsabilidade da organização providenciar acesso remoto, talvez tenha que empresar equipamentos, como notebooks. A rotina de trabalho home office também precisa ser organizada pela empresa. É claro que, neste momento, existe a necessidade de flexibilidade do colaborador para se disponibilizar a participar dessas novas práticas”, afirma.

Flávia aponta que, na nossa região, a cultura de home office ainda é embrionária, razão pela qual muitos empresários ainda têm dificuldades em aderir a ela. “Não é uma prática disseminada, não é um modelo com o qual os empresários se sentem confortáveis e confiantes. São poucas empresas que têm hoje instalada essa flexibilização”, aponta.

Ou seja, muitas pessoas estão sendo obrigadas pelas circunstâncias a entrar em um modelo que elas não conhecem. Nesse sentido, acrescenta Flávia Kurth, é também papel da empresa ajudar as pessoas a se organizarem. “Não podemos partir do princípio de que elas vão, sozinhas, conseguir dar conta de tudo o que está acontecendo na conjuntura social, familiar e mais o trabalho”, observa.

Dicas para organizar a rotina de home office

Para ajudar nessa adaptação à nova realidade, Flávia dá algumas dicas:

• De acordo com o perfil do seu público interno, faça uma reunião virtual com dicas e orientações.
• Combine horários de reuniões que sejam bons para todos.
• Tenha um plano de trabalho para cada pessoa da equipe. É preciso traçar objetivos, ações que precisam ser entregues e reportadas. Trabalhando em casa, é fácil cair na armadilha de não ser produtivo.
• Mantenha a equipe motivada. O propósito das atividades precisa estar bem definido.
• Deixe claro para as pessoas da equipe o que é esperado delas, o que elas devem entregar. Estabeleça um sistema de Report, determine com que frequência e de que maneira deve ser feito.
• É necessário presumir que muito provavelmente as pessoas não estarão fazendo todas as atividades que fariam se estivessem nos seus locais de trabalho. Seja por falta de demanda, porque o telefone não vai tocar ou porque não vão ter acesso a tudo o que precisavam para fazer. A equipe terá mais tempo. Portanto, estimule as pessoas a fazerem atividades para as quais elas reclamam que não têm tempo no dia a dia, como limpar a caixa de emails, ler um artigo interessante, se capacitar, assistir a um webinar. Estimule-as a aproveitar o tempo agora para fazer aquilo que elas normalmente não fazem.
• Trabalhe a questão do pertencimento. Faça reuniões virtuais, lembrando que estão todos na mesma situação, mas que existe um pilar de sustentação, que é a empresa. Reforce que há um time atuando em conjunto, trabalhe com a questão do clima organizacional mesmo que virtualmente.

Flávia ressalta que o momento é tenso e a incerteza causa um clima negativo na vida pessoal e profissional. Porém, ela acredita que tudo pode ser visto como uma oportunidade. “Precisamos encarar esse momento – tanto o empresário como o colaborador – com precaução, controle e cuidado, mas também sob uma perspectiva positiva, porque é uma grande oportunidade que estamos vivendo globalmente de experimentar novas formas de trabalho, de todas as pessoas se digitalizarem. Agora é hora de todo mundo trabalhar do mesmo jeito. Trata-se de uma oportunidade de equalizarmos essas diferenças que tínhamos em relação a paradigmas corporativos e virar uma chave, experimentando fundamentalmente as relações de confiança”, destaca.

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